viernes, 28 de junio de 2013

Resultados de las primeras entrevistas (posibles usuarios)



4 personas afirman que con una frecuencia muy baja realizan diligencias que requieran toma de turno. Se refieren a una sola vez en el mes pero por lo general prefieren encargar a otra persona ese tipo de actividades.
Uno de los entrevistados nunca va, siempre envía a alguien más. 
Uno de los entrevistados afirma tener todas sus cuentas conectadas, de tal manera que sólo realiza una vez al mes sus pagos, en un mismo día, con la misma entidad. Si hay mucha fila, no paga, prefiere buscar otro día.
- A 2 de los entrevistados al pensar en aplicación móvil que resuelva el inconveniente con la asignación de turno, les genera desconfianza primeramente (Esto es si la aplicación es ofrecida por alguien o alguna entidad que no sea la empresa a la cual se va a dirigir).
- Ninguno demostró conformidad o resignación al malestar que genera un tiempo de espera demasiado largo en las filas.
 - Todos prefieren aplicación móvil a trámite a través de sitio web
- Todos coinciden en que las entidades donde más se ve la necesidad es en entidades de salud y en segundo lugar, bancos. 
- Les parecería perfecto que existiera la aplicación.

Martes 25 de junio

Preguntas formuladas para realización de entrevistas:
Preguntas-Cliente:
1. ¿Cómo manejan el sistema de turnos?
2. ¿Manejan algún método para conocer la satisfacción de los clientes respecto a ese sistema?
3. ¿Han tenido inconvenientes por los tiempos de espera? ¿Cuáles?
4. Le interesaría adquirir una aplicación que evite dichos inconvenientes?

Preguntas- Usuario
1. ¿Realiza frecuentemente diligencias en las que deba tomar turno para ser atendido? Sino...
1.1¿Conoce alguien que si? ¿Sabe algo de la experiencia de esa persona con ese tipo de diligencias? ¿Resultan incómodas por los tiempos de espera?
2. ¿Qué opina de los tiempos de espera?
3. ¿Le gustaría tener la forma de pedir su turno de forma anticipada a través de su celular?

Necesidad Vs Solución - Testimonios



DIAN Bucaramanga
http://www.vanguardia.com/economia/local/video-192682-evite-las-filas-en-la-dian-y-realice-sus-tramites-por-internet

DIAN Medellín
http://www.elcolombiano.com/BancoConocimiento/P/pese_a_mejoras_persisten_criticas_por_filas_en_la_dian/pese_a_mejoras_persisten_criticas_por_filas_en_la_dian.asp

¿Qué dice la gente?
http://actualicese.com/actualidad/2013/04/15/lo-mismo-de-siempre-en-epoca-de-declaraciones-filas-eternas-en-la-dian/

Artículo- PORTAFOLIO
http://www.portafolio.co/economia/proceso-obtener-el-rut-la-dian

Citytv - Larga fila para obtener el pasaporte
http://www.youtube.com/watch?v=M3pCTOkIYBI


Miércoles 26 de junio


Customer Segments

Entidades Gubernamentales
* Ministerio de elaciones exteriores
* Dian
* Secretaria de educación distrital
* Colpensiones
* Camara de comercio

Empresas de Telecomunicaciones
* Tigo
* Comcel
* Movistar

Entidades Financieras
* Bancolombia
* Helm Bank
* Banco de la mujer

Sector Salud
* Hospital de Kennedy
* Compensar
* Hospital Simón Bolivar


Jueves 27 de junio

Se realizaron visitas a oficinas de bancos en un centro comercial donde por lo general se ven largas filas (Centro Mayor).
Los resultados fueron los siguientes:

Entidad:Banco Caja Social
Entrevistado(a): Subgerente

Manejan Digiturno para clientes que van a ser atendidos por Asesores de servicios y asesores comerciales.
Para pagos y demás transacciones, no hay sistema de turnos; se tiene que hacer fila.
Cuando es tiempo de matrículas en universidades o pago de pensión de colegios, el hecho de tener que soportar largos tiempos de espera en las filas, ha generado traumatismos. Se reciben bastantes quejas de los clientes.
Si se tiene la intención de mejorar el sistema, cada oficina depende de las decisiones que tome la central del banco.No hay autonomía para decidir sobre ese tipo de temas. Es en la central donde deciden, por ejemplo, en qué sucursales se implementan sistemas como Digiturno.
La oficina tiene que validar los resultados que llegan de la central sobre cuántas transacciones y procesos se hicieron para que miren cómo mejoran, en el caso de que se hayan dejado de hacer muchos. Así que, ahí tienen que revisar los tiempos que toma hacer la transacción o proceso que no llegó a la cantidad que debía. La periodicidad de esos resultados es aproximadamente cada 3 meses.
Por cada 5 clientes atendidos por asesores comerciales, se tiene que haber atendido 1 por asesor de servicios. Esas son las cuentas que hacen al menos en esa oficina.
La subgerente es partidaria de la apropiación de nuevas tecnologías para hacer más prácticos determinados procesos, como los pagos en fila.


Entidad:Banco de Occidente
Entrevistado(a): Asesor Comercial

No se recibió colaboración para poder hablar con una persona que esté a cargo de servicio al cliente.
No manejan ningún sistema de turnos porque les parece que con la fila está todo bien.
Hablando con un cliente del banco que estaba haciendo fila, comentó que los cajeros son ágiles y que las filas pueden ser muy largas cuando es época de pago de pensiones de colegio pero que fluyen rápido.

Entidad:Banco Falabella
Entrevistado(a): Asesor - Servicio al Cliente

Utilizan digiturno para despachos, seguros y otras líneas que maneja falabella. No las nombró todas porque dice que son muchísimas y de cada una salen diferentes procesos que pueden demorar más de una hora con un solo cliente. No tienen establecido un tiempo aproximado de atención o espera porque los procesos se extienden o no, dependiendo del cliente y lo que vaya a realizar.
Para la parte del banco como tal, se utiliza un dispositivo con display y teclado donde el cliente ingresa sus datos y se genera el turno. Además, al lado del dispositivo siempre hay un asesor (a) pendiente para colaborarle a los clientes.
Dependiendo de la transacción, se toma el turno con dicho dispositivo o se hace fila pero esta fluye rápidamente, entre semana.
Los fines de semana, dice el asesor que "colapsan" porque llegan demasiados clientes a la sección del banco y la fila es eterna. De igual manera, sucede con los turnos generados por el dispositivo ya nombrado.
En el banco tampoco tienen un tiempo estimado para atender a los clientes. Dice el asesor que es muy complicado tener una aproximación de cuánto tiempo se demora cada transacción respectivamente, porque igual que en seguros y etc, depende del cliente.
Otra visita realizada fue a la Universidad Unipanamericana Compensar.
Entrevistado: Asesor-Departamento de Registro y Control.

Se utiliza el sistema Digiturno y por lo general se presentan largos tiempos de espera. Se reciben bastantes quejas de los estudiantes porque el problema se vuelve más fuerte al iniciar cada semestre, no sólo en Registro y Control sino también en los módulos de atención para admisiones y apoyo financiero. En registro y control las personas no saben que deben tomar el turno, ni hay pantallas que indiquen en cuál se encuentran. Por lo general cuando los asesores recuerdan que la persona debe tomar el turno, ya llevan un tiempo con ella realizando la diligencia correspondiente. El asesor manifiesta que sería muy bueno que se minimizara el problema aprovechando la tecnología. También nos facilitaron la información de la persona a la que se puede contactar en una próxima ocasión, si se quisiera proponer la solución en la que estamos trabajando.

Gobierno en línea

La oportunidad de que iTurno se desarrolle,  es considerada para el equipo como una manera de aportar a la iniciativa de Gorbierno en línea. De lo mencionado anteriormente queremos resaltar lo siguiente:

"Buscamos masificar el Gobierno en línea en la administración pública para que las entidades del Estado y aquellos privados que ejercen funciones públicas, tengan información de calidad en sus sitios Web, generen espacios de comunicación en doble vía y participación con sus ciudadanos, implementen más y mejores trámites y servicios en línea para que los colombianos no tengamos que hacer filas y gastar tiempo y dinero con diligencias en las entidades.
(...) Una de las formas para realizar este trabajo es el acompañamiento especializado que busca fortalecer las capacidades de las entidades y sus funcionarios, en relación con:
1. Ofrecer a sus usuarios nuevas alternativas de comunicación con la entidad (Multicanalidad) 
3. Dirigir acciones para diseñar e implementar acciones dirigidos a fortalecer los procesos de Eficiencia administrativa y Cero Papel al interior de la entidad.
5. Publicar datos que permitan que el ciudadano pueda ser parte de la solución (Aplicaciones de Datos Abiertos).
6. Mejorar la experiencia de uso del portal web por parte de sus usuarios y promover espacios para la participación ciudadana (Accesibilidad, usabilidad y participación ciudadana)"
La implementación de la alternativa multicanal (pertenece a la casilla de "Información en Línea") que nos llama mucho la atención, tiene los siguientes plazos: 



Canvas


Canvas

La imagen muestra los resultados del ejercicio realizado el día Martes 25 de Junio

















lunes, 24 de junio de 2013

Asignación de Turnos por Internet

Introducción.

Como usuarios del sistema de empresas de servicios conocemos que esperar turnos muchas veces conllevan una pérdida de tiempo por la espera después de tener el turno asignado, además de las largas filas que comienzan desde tempranas horas para poder obtener un turno, esto podría mejorarse si contamos con una opción que por medio de los dispositivos móviles como los smartphones o por vía web podamos solicitar los turnos y con anticipación conocer una posible hora de atención.

Que es iTurno?

Es un sistema de turnos eficiente y eficaz  basado en plataforma web y móvil y que se complementa con el sistema actual de turnos utilizados, este sistema  permite a nuestros clientes la comodidad de la asignación permitiendo que sus usuarios los tomen directamente.

Características.
  • ·         La asignación de turnos es completamente online. Se puede reservar un turno por vía web o por vía móvil.
  • ·         Maneja estadísticas de atención por medio de las cuales un usuario podrá conocer cuál es el promedio de atención y conocer el tiempo de su posible atención.
  • ·         Cuenta con la opción de envió de mensajes para informar a los usuarios de todo lo relacionado  con los turnos.
  • ·         Opción para validación por medio de vía web.
  • ·         Por ser un sistema online reducirá el uso de papel.
  • ·         La forma de atención de turnos podrá ser configurada, una sola fila o múltiples filas.
  • ·         Se complementa con el sistema actual de turnos.
  • ·         Solo se asignara un determinado número de turnos.
  • ·         Los usuarios podrán validar todos los turnos que hayan solicitado en el mismo día en diferentes empresas.
Ventajas.
  • ·         Facilita la obtención de turnos.
  • ·         Disminuye errores cometidos en la asignación de los turnos.
  • ·         Permite visualizar en tiempo real desde cualquier computadora con Internet.
  • ·         Brinda reportes de gestión.
  • ·         Se podrán reservar sus turnos inmediata e instantáneamente.
  • ·         Sus usuarios conocerán con anticipación posible hora de atención, facilitando el manejo de su tiempo.
  • ·         iTurno le recordará automáticamente a los usuarios  la llegada de su turno vía  SMS (Se avisará con determinado numero de turnos antes).
  • ·         Los usuarios conocen en cada momento que turno se esta atendiendo
Cómo funciona?

Por medio del aplicativo móvil o por medio de la página web un usuario solicita su turno, inmediatamente conocerá, según el promedio de atención, cuál será su hora de atención, el sistema avisara a los usuarios por SMS (si el usuario así lo desea) cuando falten determinados turnos para su atención.